Пять секретов архивирования

Пять секретов архивирования Полезная информация

Каждый знает: для того, чтобы в документах и делах компании был полный порядок, нужно создать и грамотно поддерживать архив. В этой статье мы раскроем пять секретов, которые помогут сделать этот процесс простым, комфортным и приятным.

Начните прямо сейчас

Идеальное время для создания архива — первый день работы компании. Но, будем честны с вами, мало кто подходит к вопросу столь ответственно, к тому же, в начале пути у начинающего бизнесмена много других задач.

Потом вопрос постоянно отодвигается, число бумаг растет, а разобраться в них становится все сложнее. Поэтому второй идеальный момент для создания архива — прямо сейчас. Чем раньше вы начнете, тем проще будет.

Регулярность

Для большинства людей архивирование — довольно скучный и нудный процесс, который вгоняет в тоску. Поэтому самый простой способ сделать его приятнее — архивировать регулярно и понемногу. Каждый документ, который должен отправиться в архив, должен сделать это немедленно! Не нужно копить работу, чтобы потом к ней не было страшно подступать.

Но что делать, если бумаг уже скопилось немало и к ним страшно не просто подступать, а даже глядеть на них? В этом случае советуем применять два действенных подхода:

  • «ешьте лягушку в первую очередь» — то есть делайте неприятную работу с самого утра, чтобы не думать об этом целый день;
  • идите небольшими шагами — решите для себя, что будете заниматься архивом полчаса (или 10 минут) в день, так, небольшими порциями вы постепенно одолеете все, а мотивировать себя на полчаса сложной работы проще, чем на ее нескончаемый объем.
Читать также:  Основные причины инвестировать в квартиры в Дубае

Делегируйте!

Этот секрет должен был быть первым! Потому что лучшее, что можно сделать для себя в процессе создания архива — делегировать работу профессионалам. Да, это требует некоторых вложений, но зато помогает сэкономить время, силы, нервы и энергию на другие дела.

Делегирование может быть разным:

  • если вы только начинаете работу, можно нанять специалистов для создания архива, а также обучения вашего сотрудника дальнейшей деятельности;
  • если залежи бумаг уже достаточно объемные, вероятно, придется обратиться к профессионалам для анализа, архивной обработки документов и прочих работ;
  • также можно отправить бумаги на внеофисное хранение, что освободит место в вашем офисе и пространство в голове от этой проблемы совсем.

Не забывайте про каталог и электронный архив

Чтобы хранилище было, действительно, удобным и практичным, очень важно помнить и регулярно работать с каталогом и электронной копией бумаг. В этом случае вы сможете легко и быстро ориентироваться в содержимом, уменьшите износ физических носителей, повысите комфорт работы и радость от нее.

Оцените статью
Новостной портал
Добавить комментарий